Vedlegg 3:

Andre kostnader

av Gisle Hannemyr

Oppgraderingskostnader

ECON har ikke regnet med oppgraderingskostnader til ny versjon av Microsoft Office for å innføre OOXML. Dette er ikke drøftet i rapporten, men Kalhagen har siden opplyst:

Vi kan heller ikke se at brukerne må oppgradere til siste versjon av Microsoft Office. Microsoft har opplyst at brukere av eldre Microsoft Office versjoner uten ekstra kostnader kan laste ned et tilleggsprogram som gjør det mulig å bruke Open XML. (DN, 10. mars 2008):

Jeg har vanskelig for å se for meg at forvaltningen for alvor fortsetter med å benytte eldre versjoner av Microsoft Office med nevnte tilleggsprogram i sitt daglige arbeide. Det er standard praksis i forvaltningen å benytte nyeste versjon av slik programvare.

Forutsetningen om at det ikke påløper kostnader til å oppgradere fra tidligere versjoner av Microsoft Office til Office 2007 (Microsoft Office 12) er avhengig av at forvaltningen velger å ikke oppgradere dersom de skal fortsette å bruke kontorverktøy fra Microsoft. Det er urealistisk å legge til grunn at oppgradering ikke vil skje.

Opplæringskostnader

I rapporten antas det at ved å ta i bruk ODF vil det påløpe langt større opplæringskostnader enn det påløper når man går fra bruk av nedarvede Microsoft format (.doc etc. – til OOXML). Akkumulerte omkostninger for variabelen «Opplæring av sluttbruker – ny software» er 78 MNOK i scenario 1 (tabell 5.5). For scenario 2 og 3 har variabler byttet navn til «Opplæring av sluttbrukere med kontorpakkeskift». I scenario 2 er akkumulerte omkostninger null og i scenario 3 er de 21 MNOK. Av de beløpene som benyttes, framgår det at ECON i ingen av scenariene regner med at det vil være nødvendig å bruke en krone på opplæringskostnader i samband med oppgradering til Microsoft Office ver. 12 fra tidligere versjoner av dette kontorverktøyet.

Selv om Microsoft tilbyr en gratis kompatibilitetspakke som gjør det mulig for de som benytter eldre versjoner av Microsoft Office å lese og lagre OOXML, så er det ikke realistisk å legge til grunn at denne benyttes (se forrige punkt). Jeg finner det derfor rimelig å anta at tidligere versjoner før eller senere vil bli faset ut av de enheter i forvaltningen som bruker Microsoft Office, og at disse i stedet vil oppgradere til Microsoft Office 2007 (Microsoft Office ver. 12), som er den første versjonen av produktet med førsteklasses støtte for OOXML. Det er ganske store forskjell på funksjonalitet og brukergrensesnitt på de tidligere versjonene og Microsoft Office ver. 12. Mange vil nok hevde at forskjellen er like stor, eller større, ved denne oppgraderingen, enn om man går fra Microsoft Office ver. 11 til for eksempel OpenOffice.org 2.4 (som er ett av programmene som støtter ODF).

Når det gjelder opplæring, er det ingen grunn til å tro at kostnadene blir lavere ved å ta i bruk ODF+OOXML enn for ODF alene.

Konvertering av eksisterende dokumenter

ECON opererer med en post kalt «Konvertering av eksisterende dokumenter». Det framgår ikke av rapporten hvordan man har kommet fram til disse estimatene, men ECON har i etterkant opplyst at de er tuftet forutsetninger som farmgår av et notat som Center for Digital Forvaltning har utarbeidet for Microsoft Danmark. Der står blant:

«Det er i beregningen af omkostningerne forbundet med konvertering af eksisterende dokumenter gjort følgende forudsætninger: […] 4. At der regnes med et større tidsforbrug til forberedelse, aftestning og kvalitetssikring ved konvertering af .doc formatet til ODF end fra .doc formatet til Open XML, da der er større kompatibilitet mellem .doc formatet og Open XML formatet end mellem .doc formatet og ODF. 5. At det skønsmæssigt tager 120-180 timer at gennemføre en bulk-konvertering fra .doc-formatet til ODF, mens det skønsmæssigt tager 80-120 timer at planlægge og gennemføre en bulk-konvertering fra .doc-formatet til Open XML. Estimater af tidsforbruget til bulk-konvertering er indhentet fra en række it-leverandører. 6. At den gennemsnitlige konsulenttimepris er sat til 1.000 kr.» (CEDI 2007)

Basert på dette har ECON lagt følgende til grunn for kostnader knyttet til konvertering av eksisterende dokumenter for en offentlig etat: 150 timer å gjennomføre en bulk-konvertering fra .doc-formatet til ODF. 100 timer å planlegge og gjennomføre en bulk konvertering fra .doc formatet til OOXML Gjennomsnittlig konsulentpris NOK 1000 (epost fra Kalhagen. 8. april 2008).

CEDI forteller ikke hvordan de data de baserer esitmatene på, er brakt til veie. Det er imidlertid ingen ting som tyder på at de er empirisk forankret. Når det gjelder forutsetningen om at det er mindre sannsynlighet for feil ved konvertering fra .doc-formatet til OOXML, enn fra .doc-formatet til ODF, så stemmer dette ikke med mine erfaringer (jf. vedlegg 4).

Vedlegg 3:

Andre kostnader

Oppgraderingskostnader

Opplæringskostnader

Konvertering av eksisterende dokumenter

Innholdsfortegnelse