FORMATER TIL BESVÆR

Hvor mye koster det å ta i bruk ODF?

av Gisle Hannemyr

«Hvor utgangspunktet er galest, blir tidt resultatet originalest.» — Ibsen (Peer Gynt)

Dette er en kommentar til en rapport som analyseselskapet ECON publiserte i august 2007. Rapporten påstås å beregne kostnadene ved å innføre ulike obligatoriske utvekslingsformat internt i offentlig forvaltning. Basert på de beregninger som gjøres påstås det at å ta i bruk Open Document Format (ODF) som utvekslingsformat vil kostnadene bli svært høye (NOK 778 mill.), mens en løsning der ODF og det Microsoft-utviklede formatet Office Open XML blir likestilte alternativer vil bli vesentlig rimeligere (NOK 135 mill.).

Rapporten (ECON 2007) er finansiert av Microsoft Norge. Den har blitt distribuert til blant annet Stortinget av NHO-organisasjonen Abelia. Hovedforfattere er seniorøkonom Kjell Ove Kalhagen og direktør Ola Nafstad (epost fra Kjell Ove Kalhagen, 31. mars 2008).

Rapporten ble offentlig kjent i februar 2008, hovedsakelig fordi Abelia (uriktig) påsto at beløpet på NOK 778 mill. var prislappen på å velge ODF til bruk på statlige nettsider. Det riktige beløpet for dette er ca. NOK 0,7 mill. (Se vedlegg 1 for en beregning av denne kostnaden.)

ECONs rapport drøftet imidlertid ikke nettsider, men intern dokumentutveksling i forvaltningen. I denne kommentaren tar jeg for meg denne beregningen, og da særlig ECONs bruk av scenarier som analyseredskap.

Konverteringskostnader

Av beløpet på 778 mill. er den største kostnadskomponenten (73 % av samtlige kostnader, 676 mill. til sammen) øremerket «Konvertering – nye dokumenter». I vedlegg 2 drøfter jeg matematikken som ligger bak beregningen av denne komponenten.

Men for å forstå hvorfor tallet blir så ufattelig stort, er det ikke nødvendig å forstå matematikken.

Figuren under illustrerer mengden konverteringer som er nødvendig i ECONs tre ulike scenarier som en funksjon av hvor stor andel av enhetene i forvaltningen som benytter OOXML som arbeidsformat. Helt til venstre i figuren benytter 100 % av enhetene OOXML som arbeidsformat, helt til høyre i figuren benytter 100 % av enhetene ODF som arbeidsformat.

Konverteringsprosenter Konverteringsprosent av antall nye dokumenter som utveksles som funksjon av arbeidsformat.

Som det framgår har ECON valgt å la samtlige 3 scenarier utspille seg i venstre tredjedel av figuren, der nesten alle enheter benytter OOXML som arbeidsformat. Det innebærer, som man ser, svært mange konverteringer i scenario 1, ingen konverteringer i scenario 2, og svært få konverteringer i scenario 3.

ECON begrunner ikke hvorfor de legger til grunn at nesten alle skal benytte OOXML som arbeidsformat for nye dokumenter. Etter min mening finnes det heller ikke noen fornuftig begrunnelse for dette. Og i scenario 1, der det samtidig legges til grunn at ODF skal benyttes som utvekslingsformat, er en slik kombinasjon bent fram tullete.

Etter min mening får man et langt mer realistisk bilde av de sannsynlige konverteringsmengdene i scenario 1 dersom man antar at enhetene tilpasser seg situasjonen og arbeider slik som ECON legger til grunn at man arbeider i scenario 2. Det innebærer at man benytter samme format som utvekslingsformat og arbeidsformat. Rent praktisk lar det seg løse i scenario 1 ved at man installerer et såkalt plugin i Microsoft Office 2003 eller 2007 som gjør det mulig å benytte ODF som arbeidsformat. Dette er forsøkt ut av meg, og ser ut til å fungere fullt ut tilfredsstillende. For detaljer omkring mine erfaringer med bruk av plugin, se vedlegg 4.

Det er også mulig å benytte et kontorverktøy som støtter ODF uten bruk av plugin (som OpenOffice.org eller StarOffice). I så fall vil scenario 1 utspille seg helt til høyre på den marineblå linjen og konverteringsbehovet vil være tilnærmet null.

Minst like interessant er ECONs valg av forutsetninger i scenario 3. I dette scenariet har enhetene fritt valg mellom OOXML og ODF både som arbeidsformat og utvekslingsformat. ECON legger til grunn at det andelen som velger OOXML aldri vil falle under 92 %. Dermed sørger de for å holde konverteringsmengden i scenario 3 urealistisk lav. Dersom en større andel brukerne faktisk benytter denne valgfriheten til å velge ODF som arbeids- og utvekslingsformat ser vi (rød kurve) at behovet for kostbare konverteringer øker. Og riktig dyrt blir det dersom en politisk likestilling av formatene fører til bruksmessig likestilling mellom formatene. Dersom brukerne fordeler seg likt mellom de konkurrerende to formatene så vil man bli nødt til å konvertere halvparten av de dokumenter som overføres!

Den røde kurven som beskriver scenario 3 illustrerer noe som er pinlig banalt, og som alle som har jobbet med standarder for informasjonsutveksling vet – nemlig at å bruke mer enn en standard driver kostnadene i været. Jeg finner det bent fram oppsiktsvekkende at ECON ikke skriver dette i sin rapport. I stedet legger de altså noen komplett urealistiske forutsetninger til grunn og lar de såkalte scenariene sine utspille gjennom fiktive arbeidspraksiser som ingen noenlunde fornuftig organisasjon vil legge til grunn

Fornuftig samfunnspolitikk

Microsoft har sannsynligvis bestilt denne rapporten fra ECON for å skaffe til veie et beslutningsunderlag som skal motivere politikerne på Stortinget til å fatte et vedtak som åpner opp for scenario 3.

Men dersom man tenker gjennom de åpenbare implikasjonene av scenario 3, og ikke bare tar tallene som ECON presenterer for god fisk, er det åpenbart at det for samfunnet vil bli både kostbart og komplisert å velge en løsning som innebærer en utvikling slik som den ECON legger opp til i sitt scenario 3.

Vedlegg

Vedleggene drøfter de ulike nøkkeltall som ligger til grunn, og den matematiske modellen som ligger til grunn for ECONs analyse, for de som er interessert i slikt.