Vedlegg 1:

Åpne format på statlige nettsider

av Gisle Hannemyr

Den 19. desember 2007 fattet regjeringen følgende vedtak:

«Regjeringen har vedtatt at all informasjon på statlige nettsider skal være tilgjengelig i de åpne dokumentformatene HTML, PDF eller ODF. Tiden hvor man fant offentlige dokumenter kun tilgjengelig i Microsofts Word-format vil med det gå mot slutten.»

Vedtaket førte til at NHO-organisasjonen Abelia forfattet en bekymringsmelding, som ble sendt til alle de parlamentariske lederne på Stortinget. I denne skriver Abelia:

«Fornyings- og administrasjonsminister Heidi Grande Røys besluttet 19. desember 2007 valg av dokumentformater til bruk på statlige nettsider. Valget falt kun på ODF 1.0. for såkalte dynamiske dokumenter, dvs. dokumenter som skal kunne endres. Regjeringen har med valget av ODF 1.0 utelatt dokumentformatet OXML. […] I en rapport analyseselskapet ECON har utført på vegne av Microsoft hevdes det at kostnadene ved kun å innføre ODF 1.0 som obligatorisk standard ligger på ca 778 MNOK, og at kostnadene ved å innføre to valgfrie standarder ligger på 135 MNOK.»

Med «to valgfrie standarder» menes det tilsynelatende at det Microsoft-utviklede formatet Office OpenXML (OOXML) bør likestilles med Open Document Format (ODF) på statlige nettsider.

Beløpene som Abelia refererer er hinsides virkeligheten, og Abelia burde ha lest ECONs rapport (2007) grundigere før de skrev brev. I så fall ville de sett at ECON ikke beregner de kostnadene som følger av vedtaket, men kostnadene av framtidige scenarier som ECON påstår vil følge av vedtaket,

Dessverre gjør ikke ECON noe som helst forsøk på å beregne kostnadene ved å supplere Microsoft-dokumenter med versjoner i åpne format på offentlige nettsider, selv om dette er forholdsvis trivielt.

Jeg har derfor beregnet dette. I dag befinner det seg ca. 185 000 dokumenter på forvaltningens web-sider som ikke allerede lagt ut på nett i ett av regjeringens åpne standardformat (tallet er summen av alle Word-dokumenter, PowerPoint-dokumenter, Excel-regneark, og RTF-dokumenter, på kommunale, fylkeskommunale og statlige nettsider som kan finnes med Google. Data ble samlet inn 10. mars 2008).

Basert på stikkprøver finner jeg at de fleste slike dokumenter (83 %) kun er ment for lesing. Disse kan konverteres til PDF automatisk. PDF er velkjent teknologi som vi er sikker på kan benyttes uten at det medfører informasjonstap eller endring i dokumentets utseende. (Av hensyn til synshemmede bør i så fall Word-dokumentet fortsatt bli liggende på nettstedet side om side med PDF-dokumentet, fordi en del utstyr som synshemmede i dag betjener seg av, er bedre tilpasset Word enn PDF.)

Dersom 17 % av disse dokumentene er skjemaer så kan disse ikke konverteres til PDF, men til ODF. Også dette fungerer stort sett utmerket og kan gjøres automatisk, men det må antas at noen av disse må konverteres manuelt. Dersom vi forutsetter at dette gjelder 33 % av skjemaene (se vedlegg 4 for begrunnelsen for dette tallet), og dersom prisen for automatisk konvertering er NOK 0,79 (anslag fra Rambøll (2006), og manuell konvertering koster NOK 48 stykket (ECONs anslag), så vil det koste knappe 0,7 MNOK å konvertere disse dokumentene fra ymse nedarvede Microsoft Office-format til de åpne formatene PDF eller ODF. Kostnaden Abelia oppgir i sitt brev til Stortinget er 777,3 MNOK høyere.

Telling av dokumenter i lukkede format

Her er metoden for å estimere antall dokumenter som ligger på kommunale websider, for de som ønsker å reprodusere/falsifisere: Jeg søker med Google med følgende søkestreng: site:kommune.no filetype:doc søket gjentas deretter for følgende filttyper: docx, ppt, pptx, xls, xlsx, rtf. I hvert tilfelle noteres antall "treff" som Google oppgir. Summen av antall "treff" er det totale antall dokumenter i ymse redigerbare Microsoft-format i kommunenorge. Deler man på 431 finner man det gjennomsnittlige antall slike dokumenter i en kommune (384). I ECONs modell ligger det inne 18 fylkeskommuner og 29 statlige etater. Jeg antar, for å spare tid, at disse også i gjennomsnitt hver har 384 slike dokumenter på web. Da blir totalsummen 185 070. (Disse 47 institusjonene burde vært Googlet individuelt, men det er grenser for mye tid jeg ønsker å bruke på dette.) Dette gir forøvrig en andel av Microsoft-dokumenter på Web lik 1,6 %.

Vedlegg 1:

Åpne format på statlige nettsider

Telling av dokumenter i lukkede format

Innholdsfortegnelse